MaxSystem
5 de mar de 20214 min
A gestão de contratos de facilities e segurança patrimonial compreende todas as atividades realizadas com o objetivo de administrar e gerenciar os contratos da empresa desde a formação de preços, proposta e negociação de cada um deles, até sua formalização, implantação, execução e mesmo após seu encerramento.
Os contratos permeiam todos os aspectos de dos serviços a serem prestados. Eles formam a base do seu relacionamento com seus clientes, tomadores de serviços. Para que tudo transcorra com eficiência, é indispensável que tais contratos sejam alvos de um gerenciamento atento e zeloso.
O principal objetivo da gestão de contratos de facilities e segurança patrimonial é garantir que todos os propósitos dos contratos sejam cumpridos, mas não somente isso. São também objetivos de uma boa gestão de contratos:
Monitorar o cumprimento das obrigações contratuais por todas as partes;
Ter sempre o conhecimento do que foi vendido, do que deve ser entregue e o que o cliente espera;
Prever e mitigar riscos;
Controlar prazos e datas na execução de serviços;
Controlar prazos de renovação contratual;
Maximizar o desempenho operacional;
Otimizar o desempenho financeiro;
Diminuir custos;
Estar atentar atento ao resultado “previsto x realizado”;
Acompanhar a demonstração de resultados de cada contrato, acompanhando suas receitas, despesas e resultado mensal. Neste caso podendo analisar as contas financeiras envolvidas quando necessário.
Como é possível perceber, a gestão de contratos de facilities e segurança patrimonial tem vários desafios, sendo essencial para a empresa que deseja otimizar seus ganhos.
Muitas empresas ainda utilizam ferramentas manuais, como planilhas, anotações e emails, para gerenciar seus contratos. Porém, tais mecanismos são muito suscetíveis a erros que trazem como consequência prejuízo financeiro, além de dispender muito tempo para levantamento e análise de informações.
Hoje em dia a maioria dessas tarefas pode ser automatizada com a ajuda de um sistema especialista em gestão de contratos na área de facilities e segurança patrimonial. Confira a seguir quais benefícios uma plataforma online e especialista pode gerar para sua empresa:
Uma das maiores vantagens de se utilizar um sistema especialista no seu negócio, para fazer a gestão de contratos na sua empresa é a centralização de dados e informações em um só local, de fácil acesso e que pode ser compartilhado simultaneamente com várias pessoas e áreas.
As empresas que adotam uma plataforma online para gerenciar seus contratos de facilities e segurança patrimonial otimizam o tempo que seus colaboradores não precisam perder em atividades mecânicas e repetitivas, podendo focar em atividades mais estratégicas e que geram maior retorno para a empresa.
Mecanismos manuais de gerenciamento são mais suscetíveis a erros humanos, comuns a sobrecargas de tarefas e podem deixar passar erros que seriam facilmente detectados com o uso de um sistema especialista em gestão de contratos.
Outro benefício de investir em uma plataforma online para realizar a gestão de contratos é a transparência para com seus executivos, colaboradores e clientes com a facilidade de demonstrar dados e atender exigências contratuais e operacionais.
Um grande objetivo da gestão de contratos é assegurar que a empresa cumpra todos os termos dos seus contratos. Dessa maneira, se garante a total satisfação de seus clientes e aumento gradativo de sua confiança e fidelidade.
Via de regra, os contratos precisam ser acessados por diferentes setores da empresa, o que não é tão fácil com o uso de ferramentas manuais que podem se perder ou ficar desatualizadas.
Com o uso de uma plataforma online, a comunicação é simplificada entre os funcionários de diferentes departamentos envolvidos no contrato. As equipes conseguem compartilhar as informações necessárias e até mesmo colaborar em um mesmo contrato em tempo real e ver as alterações que tem reflexo em seu setor.
Dados de contratos empresariais são sigilosos e é uma grande preocupação das empresas manter a segurança desses dados.
Com os dados seguros em um sistema, é possível liberar o acesso somente para os colaboradores necessários, de modo que tenham acesso somente aos dados que competem a sua área (exemplo: Operacional, Financeiro, etc.) além de ser possível verificar quais realizaram alterações para eventuais auditorias, mantendo inclusive um histórico de todas as alterações e reajustes contratuais.
Não conseguir encontrar imediatamente um contrato que precisa sempre é razão para dor de cabeça e perda de tempo nas empresas. É comum casos de colaboradores que perdem horas, dias ou, na pior hipóteses, nunca mais encontram um contrato. Com uma plataforma online, essa tarefa é feita em poucos segundos através de uma busca inteligente.
Outro ponto de destaque em um sistema de gestão de contratos, é o armazenamento de documentos digitais como cópia do contrato jurídico, plantas de implantação e outros, que podem ser anexados ao contrato, permitindo rápido acesso a essas informações.
O gerenciamento de datas e prazos como de expiração, renovação e reajustes são exemplos de elementos que podem passar despercebidos em um procedimento manual, o que significaria mais custos para a empresa.
Muitas vezes os profissionais responsáveis pela gestão de contratos ficam sobrecarregados e acabam perdendo prazos e deixando, por exemplo, de renovar ou reajustar um contrato no momento adequado.
Com um sistema especialista em gestão de contratos de facilities e segurança patrimonial, o controle de prazos não é negligenciado e há total controle sem riscos de erros.
Com o uso de uma plataforma online, os usuários que têm acesso permitido conseguem acessar os dados de qualquer lugar, como em home office.
A visualização de dados, indicadores e relatórios em uma plataforma online permite que os gestores identifiquem tendências e lacunas para tomada de decisões estratégicas. Um sistema especializado permite que entendam exatamente o que está acontecendo a partir de análises do desempenho dos contratos. Como exemplo podemos citar um Demonstrativo de Resultados Financeiros por contrato (ou centro de custos).
Ao enxergar além a do que acontece com os seus contratos, você poderá obter insights profundos sobre os seus negócios e com isso identificar os rumos mais lucrativos a seguir.
Com a pressão crescente nas empresas para cortar custos e otimizar o desempenho, se torna cada vez mais clara a necessidade de automatizar e aprimorar os processos de gestão de contratos.
A empresas de facilities e segurança patrimonial contam com particularidades em sua gestão de contratos que somente um sistema especializado pode oferecer. Entre em contato com nossos consultores e conheça hoje mesmo nossas soluções.