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4 passos necessários para implementar um sistema de gestão

As empresas, grandes ou pequenas, conciliam inúmeros processos, rotinas, projetos, planos, tarefas e funcionários. Ter um sistema de gestão pode ajudá-los a manter tudo organizado durante o planejamento e a execução de projetos, de forma precisa, previsível e lucrativa.

Sendo assim, uma implementação de um sistema de gestão bem-sucedida ajudará a otimizar sua operação e maximizar a eficiência entre os departamentos - o que é bom para os membros da equipe, satisfação do cliente e resultados financeiros da sua empresa.



1º passo: Justificativa de negócios

Antes de tomar qualquer atitude na sua empresa, deve haver uma necessidade comercial definida, uma proposta de valor sólida, junto com um ganho ou benefício após a implementação do sistema. Normalmente, esse benefício virá na forma de um retorno sobre o investimento (ROI) que a empresa fez para adquirir e instalar o sistema.


2º passo: Escolha da empresa fornecedora

Com a justificativa de negócios feita, é hora de selecionar o fornecedor do software.

Critérios de software. Desenvolva um critério de seleção para avaliar as soluções disponíveis. Os critérios podem incluir recursos, preço, a plataforma e qualquer outra coisa que a equipe de avaliação possa pensar. Agrupe os critérios de acordo com a importância para o seu negócio, ou seja, muito importante, importante e menos importante. Atribua uma pontuação (como 1-5) a cada um para tornar a avaliação mais fácil.

Alguns dos critérios podem incluir:

  • Especialidade e aderência do sistema ao seu negócio;

  • Experiência e especialidade do fornecedor no segmento;

  • Suporte a operações;

  • Facilidade de implantação;

  • Funcionamento em nuvem com acesso 24x7;

  • Potencial de crescimento da empresa versus funcionalidades do sistema;

  • Possibilidade de integração com outros sistemas utilizados;

  • Necessidade ou não de infraestrutura (servidores, bancos, etc.);

  • Referências.

A MaxSystem, por exemplo, tem seu foco na construção de soluções e sistemas especializados em verticais de negócios, com especial atenção ao segmento das empresas prestadoras de serviços de Segurança Patrimonial, Controle de Acesso (Portaria) e Asseio e Conservação (Limpeza) e Facilities em geral.


3º passo: Apresentar o novo sistema para os colaboradores

Outro componente importante da implementação bem-sucedida de um sistema especialista, é lidar com o gerenciamento de mudanças e a resistência dos colaboradores da empresa. Nem todos em sua organização ficarão entusiasmados em ter que aprender e usar um novo sistema - mas você pode contrabalançar isso designando funcionários em cada departamento que podem ajudar a mitigar retrocessos, responder perguntas e geralmente defender o novo sistema.

Os membros da equipe podem responder mais positivamente às mudanças se virem a eficácia do software em primeira mão e ouvirem sua explicação em jargão não técnico por seus supervisores imediatos.

Também é útil apresentar o novo sistema para departamentos e equipes individuais, explicando exatamente o que ele oferece. Embora eles possam se preocupar com os benefícios para a empresa como um todo, estarão mais aptos a aceitar mudanças, uma vez que entendam os impactos positivos que o software terá em suas tarefas pessoais do dia a dia.


4º passo: Analisar os processos da sua empresa

Se você ainda não mapeou os processos de sua organização, o período de transição entre um sistema de gestão antigo e um novo é uma oportunidade excelente para fazê-lo. Com a análise de processos, você poderá visualizar como as informações e ideias fluem dentro de sua organização e das equipes e, assim, refinar esse fluxo para obter eficiência máxima.

Esta é uma visão geral rápida de como é o mapeamento de processos:

  • Faça uma lista das atividades de sua organização: com quais processos, projetos e resultados suas equipes lidam rotineiramente?

  • Priorize essas atividades: quais processos têm o maior impacto nos objetivos e metas do projeto?

  • Identifique os gatilhos e as entregas: onde os fluxos de trabalho começam e terminam?

  • Liste as etapas: quais etapas reais precisam ser executadas para cada processo, desde o acionamento até a entrega final?

  • Remova os principais obstáculos: com todos os seus processos definidos, você pode identificar e remover facilmente os maiores obstáculos.


Agora que você já sabe sobre a implementação de um sistema de gestão, conheça a facilidade em implementá-lo por meio da MaxSystem. Que tal obter já essa garantia para sua empresa e seus clientes? Acesse nosso site www.maxsystem.com.br para saber mais!

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