Sua empresa utiliza reserva técnica? Você já analisou os status de sobreaviso e prontidão? E o cálculo do nível de absenteísmo (faltas), você já parou para analisar?
Trataremos estas questões e esperamos agregar mais informações as suas atividades.
A MaxSystem preparou este artigo para você (clique aqui para receber novos artigos), vamos lá?
Boa leitura ...
RESERVA TÉCNICA, O QUE É E COMO DIMENSIONAR?
Para impedir que um posto de serviço permaneça descoberto, em caso de faltas ou substituições de efetivos, a empresa deve manter a chamada “Reserva Técnica”. Este é o nome que se dá a um grupo de funcionários, locado normalmente dentro de sua sede, a fim de realizar possíveis substituições de funcionários ausentes em seus postos de serviços.
A empresa prestadora de serviços tem a obrigatoriedade de repor o efetivo ausente, devendo deslocar algum funcionário que já deveria estar preparado para assumir o respectivo posto.
Assim, antes de definirmos melhor os preceitos de Reserva Técnica, iremos falar sobre o Regime de Sobreaviso e Regime de Prontidão, situações definidas por lei com ampla aplicabilidade em contratos trabalhistas, e que devem ser observadas em casos como este.
O que é e qual a diferença entre sobreaviso e prontidão?
O Sobreaviso
No estado de sobreaviso o funcionário aguarda, fora do seu expediente, um possível chamado para trabalhar, e independentemente de onde o empregado decida estar, quando for chamado deverá comparecer ao trabalho.
A definição das regras para a hora de sobreaviso surgiu em decorrência de uma atividade típica da década de 1940, onde funcionários que trabalhavam em ferrovias, mesmo depois de findada a sua jornada, deviam ficar a total disposição da empresa para atender quaisquer chamados de emergência ou substituição de outros trabalhadores na ferrovia.
Porém, como nessa época pouquíssimas pessoas contavam com telefone em casa, e de fato não existia outra tecnologia que permitisse o contato à distância, o funcionário era obrigado a aguardar em casa, tendo por limitado o seu descanso.
Devido a situações semelhantes, o sobreaviso surgiu como proteção ao trabalhador, pelo qual o mesmo deve receber remuneração de 1/3 sobre a sua hora regular de trabalho (salário normal), referente a períodos em que ficou sob alerta, independente se é dia ou noite.
Hoje em dia o sobreaviso é aplicado em vários segmentos que necessitam atuar com turnos ininterruptos de trabalho, como por exemplo a área da saúde e as próprias empresas de segurança, onde a imprevisibilidade é maior devido justamente a maior extensão do trabalho.
O Tribunal Superior do Trabalho (TST) estipulou que não há regra para determinar o local onde o funcionário deve ficar em sobreaviso, somente que o mesmo deve estar preparado para trabalhar, caso seja chamado.
Além disso, diz que a empresa pode utilizar de qualquer meio de comunicação para convocar o trabalhador, até mensagens eletrônicas – Súmula nº 428 do TST - desde que esta premissa tenha sido previamente estabelecida na contratação.
Se o empregado for convocado de fato ao trabalho, receberá pelo valor integral da hora regular, e estas horas trabalhadas contam com acréscimos, se for o caso, como adicional noturno, horas extras, insalubridade etc.
A Prontidão
Por analogia ao seu conceito original, a prontidão ou reserva é quando o funcionário permanece, fora da sua jornada normal de trabalho, em um local de repouso dentro da empresa ou em outro local definido pelo empregador, esperando o chamado para o trabalho. É o famoso plantão, e aqui o trabalhador deve receber 2/3 sobre a hora regular em referência ao período pelo qual ficou sob o regime, recebendo a remuneração integralmente caso trabalhe, de fato.
Não está estabelecido na lei o pagamento extra caso seja ultrapassado o limite legal de horas de trabalho nos regimes de sobreaviso – 24h – e de prontidão – 12h. As horas continuam com o seu valor de 1/3 e 2/3, respectivamente, porém o empregador ficará sujeito apenas a uma sanção administrativa, já que em nenhuma dessas modalidades há a execução do serviço efetivo.
A Reserva Técnica (RT)
Normalmente as empresas que necessitam de funcionários disponíveis para o trabalho fora do seu expediente utilizam a modalidade de sobreaviso.
A dica aqui é que as empresas podem, a cada dia da semana, “definir qual funcionário ficará de sobreaviso”,pois caso surja uma necessidade de substituição, é mais fácil contatar o colaborador já previamente avisado da probabilidade de ter que ir trabalhar fora da sua jornada habitual naquele dia, além de não ultrapassar o limite de vinte e quatro horas de sobreaviso, previsto em lei.
Porém a medida que o número de colaboradores cresce, o controle de sobreaviso ou a utilização de plantão tornam-se inviáveis em função da recorrência a coberturas, serviços extras e outras exceções que demandem a utilização de mais pessoas do que o previsto para o dia nas escalas de trabalho. Neste momento a adoção da Reserva Técnica se faz necessária.
A Reserva Técnica compreende uma ou mais escalas de trabalho, onde os funcionários aguardam ou desenvolvem atividades para empresa na sede da mesma, ou outro local designado. Estes aguardam uma eventual convocação para coberturas e outras funções. Note-se que os funcionários da reserva técnica são funcionários normais, com os mesmos direitos e deveres dos demais funcionários escalados em tomadores de serviços. Referente a localização da RT, temos por exemplo a “reserva avançada”, onde por opção da empresa parte de seus funcionários ficam alocados em tomadores aleatórios, sem custos extras para estes tomadores, ou em escritórios operacionais avançados. Geralmente o uso deste recurso tem como objetivo atender rapidamente clientes em regiões distantes da sede da empresa prestadora dos serviços.
E como posso calcular a minha Reserva Técnica?
Existe um percentual aplicado no mercado que assume entre 2% e 5% sobre os efetivos ativos como o ideal para se determinar o número de funcionários da Reserva Técnica. Porém este percentual é relativo, pois depende muito do histórico de cada empresa, principalmente da média de absenteísmo da mesma, que é a falta do efetivo, e deve ser calculado levando em consideração estas variáveis.
É importante salientar que ao subdimensionar ou superdimensionar o número de funcionários da Reserva Técnica fatalmente trará problemas, como falha na cobertura de postos ou excesso de trabalhadores na RT sem que haja necessidade, o que pode acarretar problemas junto aos contratos e, com certeza, custos extras para empresa.
Outro fator que merece atenção é que mesmo uma RT bem dimensionada pode ser subutilizada ou mal preparada para assumir coberturas específicas, acarretando pagamentos de horas extras ou folgas trabalhadas (FT’s) desnecessariamente.
Isso pode ocorrer devido a diversos fatores, dentre os quais estão a má gestão da mesa de operações. falta de acesso dos supervisores a RT, etc., refletindo no uso de FT’s (folgas trabalhadas), de funcionários sem preparo adequado às necessidades gerais dos contratos da empresa, entre outros reflexos negativos.
Alguns equívocos comuns em relação a Reserva Técnica
Efeito negativo: A empresa não atende coberturas de contratos que exigem mão-de-obra mais qualificada, o que gera descontentamento por parte do cliente, recorrendo as FT’s com custos dobrados.
O que fazer? Mantenha sua RT treinada e preparada para atender a qualquer contrato, quase como uma “tropa de elite”.
Efeito negativo: O centro de custos da Reserva Técnica acaba sendo supervalorizado, mascarando o verdadeiro resultado financeiro deste e da empresa. Além disso a própria dimensão da RT apresenta um número incorreto, levando a decisões equivocadas.
O que fazer? Crie postos de trabalho/centros de custos dentro do contrato da própria empresa prestadora para estes casos, aloque estes funcionários nestes postos. Desta forma terá o resultado correto além de rastreabilidade.
Quando optar pelo Sobreaviso, Prontidão ou Reserva Técnica?
Não existe uma fórmula pronta, porém o mais recomendado é acompanhar de perto a movimentação de pessoas, o número de faltas por contrato, região, etc., além dos custos com reposições e coberturas realizadas com o uso FT’s. Com base nestas informações deve-se simular periodicamente os custos com a utilização de FT’s x Sobreaviso x Prontidão x Reserva Técnica, desta forma a empresa terá subsídios para optar pela melhor decisão.
Para facilitar este trabalho, existem hoje no mercado sistemas de gestão operacional de contratos que auxiliam nessa comparação e análise, facilitando a opção da empresa. Caso sua empresa não conte com um sistema destes, pode se utilizar de lançamentos em planilhas eletrônicas, de forma a criar estes indicadores.
Custos com Reposição do Funcionário Ausente
Estes custos são valores despendidos com a eventual substituição de mão-de-obra, quando o colaborador falta, se atrasa, entra de férias ou precisa se afastar do seu posto de trabalho.
É de suma importância que empresas que atuam no segmento da terceirização se planejem antecipadamente a esses fatos, afinal, deve-se entregar os serviços que foram estabelecidos em contrato, e é de obrigatoriedade da empresa terceirizada assumir essa responsabilidade.
O Custo de Reposição do Profissional Ausente deve fazer parte da planilha de custos com mão-de-obra, aquela utilizada na formação de preços, e deve ser calculado com base na remuneração de cada trabalhador/cargo. Lembrando que na remuneração são incluídos acréscimos, como adicionais noturnos, periculosidade, insalubridade e outros, se forem pertinentes, além dos encargos sociais e benefícios.
Dicas para Cobertura de Funcionários
Como dito anteriormente, as empresas prestadoras de serviço devem estar preparadas para substituir funcionários, seja planejando a sua reserva técnica ou contratando trabalhadores, especialmente para a cobertura de folgas, férias, faltas, etc. Isso é determinado de acordo com a necessidade da empresa e do que for mais viável e eficaz para a mesma. Porém, na hora de contratar trabalhadores para essas finalidades, algumas dicas simples, porém valiosas, podem ser de grande ajuda:
Contratação de Feristas: Você pode montar uma equipe onde os funcionários serão responsáveis por cobrir as férias de outros funcionários. Pense nisso de maneira sequencial, caso seja possível, e planeje antecipadamente as férias dos seus funcionários, assim ficará mais fácil prever o número e a escala dos feristas. Você pode lançar mão de funcionários efetivos ou até mesmo de contratações temporárias para atender situações pontuais.
Contratação de Folguistas: No caso das folgas, dependendo do tipo de escala utilizada, contrate um folguista. Pode ser a melhor opção em termos de custos e a mais segura.Não há preceitos na legislação que regulamentem a função de folguista, porém a CLT diz que a contratação do mesmo deve seguir as mesmas premissas de contratação de um funcionário fixo daquele posto de trabalho, incluindo as férias, 13º, horas extras, adicional noturno, entre outros. Isso ocorre porque a lei entende que há mais desgaste do
funcionário por conta do seu revezamento.
Lembre-se ainda de, no ato da contratação, estipular quais dias serão trabalhados, quantas horas - a escala do folguista e a atividade a ser exercida deve ser a mesma dos trabalhadores fixos - etc.
Estabeleça todas as condições da função Folguista em contrato para que não surjam dúvidas e problemas futuros. Ainda vale lembrar que o folguista possui vínculo empregatício com a empresa, já que é subordinado e está trabalhando, independente da forma assídua e contínua.
Além disso não deixe de observar o que a lei estabelece e em caso de dúvidas, contate o sindicato da categoria e fique atento a respectiva CCT (Convenção Coletiva de Trabalho).
E as faltas dos funcionários, como saber se estão em níveis aceitáveis?
O Absenteísmo, ou falta, compõe o time de indicadores do clima organizacional, ferramentas importantes no dimensionamento de pessoal e também para análise de resultado, e por sua vez indica a quantidade relativa de dias que os trabalhadores se atrasam ou faltam ao trabalho, por diversos fatores, como problemas de saúde, problemas pessoais ou mesmo as faltas sem justificativa, prejudicando a operação e aumentando os custos.
Absenteísmo: Para que se possa diminuir o índice de absenteísmo, a empresa deve buscar adotar uma postura mais rígida perante ausências sem justificativas, porém também deve se preocupar em construir boas condições de trabalho para os seus funcionários e sempre buscar motivos comuns, que levem ao absenteísmo. Muitas vezes a empresa pode ser surpreendida com motivos como transporte público deficitário para algumas regiões, problemas de relacionamento com supervisão, entre outros.
Como calcular o Índice de Absenteísmo (IA)?
Para calcular o Índice de Absenteísmo, primeiro vamos fazer uma estimativa de quantas horas deveriam ser trabalhadas por mês por todos os funcionários de determinado posto de trabalho, se não houvessem as faltas. Depois vamos calcular a quantidade de horas perdidas devido a atrasos e faltas da equipe.
Para isso siga o exemplo com as 3 etapas seguintes. Neste exemplo usamos o período de um mês, porém você pode usar o tempo que desejar, desde que os outros valores estejam de acordo.
Passo1 - Vamos calcular quantas horas de trabalho a equipe de cada posto deveria trabalhar no mês:
Nº funcionários x Nº horas diárias trabalhadas por cada funcionário x Nº de dias trabalhados no mês = Nº HORAS TRABALHADAS POR TODA A EQUIPE
SIGA ESTE EXEMPLO: Um posto de portaria 24h x 7 com 5 funcionários. Utilizaremos para o cálculo do índice de absenteísmo 744 horas trabalhadas para um determinado mês de 31 dias, ou seja, são 24h trabalhadas x 31 dias do mês.
Passo 2 - Agora vamos definir quantas horas de atraso a equipe inteira obteve no mês:
Para isso defina o número de horas que cada funcionário se atrasou no mês. Some os minutos ou horas de atrasos deste funcionário, além dos dias que ele faltou.
Agora some o resultado de todos os funcionários, obtendo o total de faltas e atrasos.
Siga os exemplos abaixo no cálculo dos atrasos e dias de faltas:
Atrasos: Vamos supor que cada um dos 5 funcionários atrasam 20 minutos no mês, ou seja 5 x 20 = 100 minutos de atraso no mês >> hora e 40 minutos (1h40) de atraso da equipe!
mais (+) ...
Dias de faltas: Supondo 6 dias de faltas no total da equipe (consideramos que cada dia trabalhado tem 6h) à 6 dias = 36 horas perdidas no mês = 6 dias x 6 horas = 36 horas
igual (=) ...
1h40 + 36h = 37h40 perdidas
Passo 3 - Divida o número de horas perdidas pelo número de horas trabalhadas e multiplique por 100:
37h40 / 744h x 100
igual (=) ...
5,2% É O NÍVEL DE ABSENTEÍSMO DESTA EQUIPE!
Não existe um padrão para o índice de absenteísmo, o mesmo pode sofrer variações dependendo da empresa, porém o indicado é que se mantenha a média de valores aceitáveis entre 2,5% e 3,0%.
Lembre-se que o absenteísmo gera custos relevantes para a empresa, principalmente as que prestam serviços, onde a mão-de-obra é o carro-chefe, e a falta de funcionário incide diretamente sobre a prestação do serviço.
Como solução, analise as causas do absenteísmo da sua equipe de funcionários e trabalhe em melhorias que visem a diminuição deste índice, que também é importante na decisão sobre a utilização de FT’S (Folgas Trabalhadas) ou na composição da RT (Reserva Técnica), para coberturas.
Obrigado por ler este artigo!
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