A Gestão de Contratos é de suma importância para o segmento de Vigilância e Facilities, já que nos seus contratos são estabelecidas todas as entregas, serviços, insumos, demais custos e receitas negociados com o cliente.
A Operação deve ter como base o contrato, e qualquer descuido pode acarretar desde a insatisfação do cliente até mesmo prejuízos financeiros ao prestador dos serviços, visto que as margens de lucro são estreitas.
Veja a seguir algumas dicas simples sobre esse assunto que podem contribuir com sua Gestão de Contratos.
Divisões de um contrato
Um contrato bem estruturado deve definir todas as diretrizes das operações estabelecidas entre a empresa e seus clientes (prestadores e tomadores), necessárias para a plena execução dos serviços contratados.
E uma forma eficiente de fazer isso é atentar-se as premissas de cada contrato e ter essas informações devidamente organizadas e sempre disponíveis.
Como apresentamos em nosso artigo “Dicas para Organizar Contratos de Vigilância, Portaria e Limpeza”, há várias divisões operacionais possíveis, veja o exemplo ao lado:
Para essa organização contratual, devemos atentar aos itens mais importantes do mesmo, pois de nada adianta formular e assinar um contrato sem saber se a empresa tem condições de cumprir com o estabelecido, e consequentemente, lidar com possíveis falhas.
Vamos analisar quais são as dificuldades da sua empresa. Chamaremos essas dificuldades de dores, afinal uma dor é uma situação desagradável e variável. Ou seja, assim como nas pessoas, as dores também são fatos particulares de cada organização.
Pense:
Quais são as dores da sua empresa hoje?
Quais as possíveis causas de cada uma delas?
Como prevenir e minimizar estas dores?
Colete os dados
Calma, analise os fatos dando atenção especial à sua maior dor no momento. Você pode fazer uma análise mais abrangente sobre os problemas da sua empresa, porém trabalhe uma dor por vez. Dessa forma não há perda de foco da situação, e os esforços são redirecionados para cada problema de forma eficiente.
Comece comparando as visões dos departamentos Comercial (Contratos) e Operacional, e com esses dados você identificará tudo o que foi especificado (contrato) versus o que realmente está sendo praticado (operacional). Para identificar a sua maior dor, pense em situações como as descritas ao lado:
Não sei se estou pagando mais ou menos benefícios do que deveria;
Não tenho total controle sobre os serviços e horas extras executadas no contrato e não sei se estou faturando-os corretamente;
Não sei se pago mais folgas trabalhadas (FT) do que deveria, ou se minha reserva técnica (RT) está bem dimensionada e sendo utilizada;
Os insumos enviados para os contratos estão de acordo com o previsto?
Reflita:
O contrato está devidamente registrado e dividido, conforme as etapas que falamos anteriormente. Excetuando-se os dados cadastrais, quais desses tópicos merece atenção especial e será a primeira dor a ser tratada?
Você só terá a resposta pensando em sua maior dor. Pense, analise e busque as soluções de acordo com a necessidade. Lembre-se de que isso é algo muito peculiar de cada organização.
Depois disso, conforme for sanada a dificuldade, avance para a dor posterior. Tenha isso em mente: as mudanças e melhorias devem ser contínuas.
Estabeleça metas para atingir a plena gestão do contrato
O objetivo é a plena gestão do contrato baseada em suas regras operacionais. Porém para alcançar este ideal devemos estipular algumas metas, as quais dependem de tarefas a serem cumpridas para se atingir o objetivo final.
Caso a sua empresa tenha poucos funcionários operacionais e consequentemente menos funcionários administrativos que possam dar a devida atenção para o acompanhamento dos contratos, siga a dica:
Elabore um cronograma estabelecendo metas (tarefas), as distribua e acompanhe sua execução.
Avance para a próxima meta assim que alcançar a primeira meta proposta, prosseguindo assim com todas.
Ao final de um período verá que não foi tão complexo assim, e que uma vez assimilado o processo, tudo ficará mais fácil.
Atenção para o acompanhamento!
Isto pode parecer óbvio, mas se a ideia e a necessidade do “Por que fazer isso? ” não estiver clara e fixada, não houver um acompanhamento e além disso, não houver meios básicos de apoio a execução, como uma planilha de controle que sirva para organizar essas operações, a gestão correrá riscos para atingir seu objetivo, e as atividades estabelecidas que deveriam ser cumpridas serão tratadas como mera burocracia e abandonadas com o tempo.
Por isso os gestores deverão atuar com “um olho no contrato e outro na operação”.
Falando de forma sistemática sobre o acompanhamento, tudo aquilo que for solicitado ou executado deverá fechar com o que está previsto em contrato.
Um bom exemplo é que se a sua empresa recebe uma solicitação de insumos, primeiro deve verificar se as entregas do período já estão completas, se os insumos solicitados estão dentro da verba disponível e são condizentes com o contrato em questão. Parece simples, não?
Mas se todas estas regras e solicitações não estiverem formalizadas, descritas e organizadas em algum lugar, como em um sistema ou uma planilha, como você irá trata-las?
Dessa mesma maneira devemos tratar as demais dores, ou seja, sempre validando “O que se executa” versus “O que o contrato prevê”.
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