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Como fazer um PLANO DE SEGURANÇA para eventos


Inúmeros eventos acontecem todos os dias no país e no mundo, e a demanda por profissionais e empresas especializados nesse ramo é sempre crescente. Nesse cenário, a segurança assume um papel fundamental tanto por sua obrigatoriedade quanto pela necessidade de estar inclusa no planejamento, de forma a prever riscos e solucionar possíveis problemas.

Nesse material descrevemos as etapas necessárias para que você faça um planejamento de segurança profissional para eventos, contribuindo para que sua empresa se torne especialista nessa área, vamos lá ?!


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O Plano de Segurança para Eventos


A necessidade de aprimorar a segurança em eventos se torna cada vez mais evidente, não podendo ser relegada e deixada em segundo plano. A segurança é tida como um fator fundamental na hora da organização e do planejamento de eventos, já que deve considerar os convidados, colaboradores, fornecedores, localização, capacidade, tipo de evento, fatores de riscos e mais uma infinidade de variáveis.

Por isso as empresas que atuam com este tipo de segurança devem se atentar aos mais variados detalhes, com um planejamento estratégico que lhe permita agir da maneira mais assertiva, minimizando ou extinguindo eventuais riscos, e planejamento é a chave para este sucesso.

Análise e Diagnóstico

Sendo sua empresa a responsável pela segurança de um evento, estes são os primeiros passos:


• Reunião com os organizadores para a coleta de informações;

• Visita ao local do evento, de preferência no mesmo horário em que este será realizado.

Um checklist com informações importantes a serem levantadas:

  • Qual o tipo de evento e perfil do público? Quais as atrações?

  • Quantos convidados previstos, tamanho e capacidade do local?

  • Onde será realizado? Como é o local ao redor, ruas iluminadas?

  • O ambiente é interno ou externo? Casa de show, balada, salão de festas, residência, sala comercial, edifício?

  • Índice de furto, roubo ou vandalismo na região?

  • Quantos profissionais irão trabalhar no local e quem são, incluindo prestadores de serviço e fornecedores (buffet, limpeza, organização, recepção, etc.)?

  • Como será o controle de entrada e saída?

  • Como será a locomoção das pessoas dentro do ambiente?

  • Quais são e serão as barreiras físicas que o ambiente tem?

  • Haverá algum tipo de segurança eletrônica? Catracas, portões automáticos, cerca elétrica, câmeras?

  • O local tem alvará de funcionamento? Como está a situação das instalações? Tem áreas que não devem ser acessadas?

  • E as saídas de emergência, existem e estão devidamente liberadas e sinalizadas?

  • Os organizadores querem detecção de metal, revista na entrada ou não?

  • O ambiente contém proteção contra incêndios? Terá uma equipe de brigada de incêndio?

  • Haverá bebidas alcoólicas? Serão servidas em recipientes plásticos ou vidro?

Fique de olho !!

Verifique também se os organizadores tem a documentação obrigatória para a realização do evento, tais como o Contrato Social ou

Estatuto, CNPJ, Termo de Responsabilidade,

Comunicado aos Órgãos de Segurança, como Corpo de Bombeiros e Polícia Militar, Laudo Técnico de Segurança e o Alvará de Funcionamento Temporário, necessário para cada evento realizado. Além desses, cada município pode solicitar outros documentos, portanto os organizadores devem consultar a Prefeitura da cidade.

Se o organizador não cumprir as exigências legais para o evento, decline, não arrisque o nome da sua empresa !

Planejamento

Com base na análise anterior, você saberá o que será necessário adequar e utilizar para

que as medidas de segurança sejam eficazes. Converse com os organizadores do evento para deixá-los a par dos riscos que o local pode oferecer e quais medidas podem ser empregadas para mitigar tais problemas. Nem sempre os responsáveis adotarão todas as sugestões, por isso acordem sobre quais atitudes devem ser tomadas caso algo fuja do controle, e estabeleçam um Cronograma e uma Política de Segurança, com todas essas determinações.

Não tenha receio, deixe tudo muito claro e caso algum ponto determinante para segurança não seja acatado pela organização, decline pois a responsabilidade será da sua empresa.

Elabore um Cronograma e Política de Segurança


No cronograma, descreva as ações que serão tomadas para minimizar os riscos no local do evento e estipule um prazo para a conclusão de cada etapa. Esses riscos são os atuais problemas que a estrutura tem ou que pode oferecer ao evento se não forem tomadas ações corretivas, como por exemplo um local com pouca ou nenhuma iluminação, instalações precárias ou precisando de algum reparo, etc.

Já na Política de Segurança inclua as normas que devem ser seguidas para a manutenção da segurança. Além disso também inclua a forma como todos os recursos envolvidos no evento serão alocados, já que isso facilita o discernimento das atividades necessárias ao andamento do evento das falhas. Esse documento deve ser do conhecimento de todos, principalmente dos profissionais que trabalharão no evento e claro, dos seguranças e vigilantes.

Exemplo de um cronograma de evento:



Aplicação

Plano de Contingência e Plano de Evacuação

Ainda depois do Cronograma e da Política de Segurança, devemos definir as ações que devem ser adotadas em casos extremos ou de sérios problemas: Plano de Contingência e o Plano de Evacuação. Nestes planos deverá constar as medidas que serão aplicadas caso algo saia do controle, como em casos de tumultos, furtos e brigas, etc. A Política de

Segurança servirá como base para esse plano, que deve ser mais detalhado e específico. Preveja possíveis problemas que possam ocorrer no evento e para cada um deles estabeleça uma medida corretiva, definindo como se dará a contenção de tal problema. Faça perguntas como: “Em caso de furto, o que deverá ser feito?”. Com a resposta em mãos, estruture o Plano de Contingência.

O Plano de Evacuação se difere do Plano de Contingência pelo risco que considera, já que uma falha pode representar um grande risco à vida das pessoas. Por isso, como prevenção, devemos incluir nesse plano todas as ações que devem ser tomadas em casos de perigo iminente (como incêndios e desmoronamentos), constando as rotas

de saídas de emergência, o espaço mínimo reservado para a evacuação; a localização dos extintores e da equipe de brigadistas ou seguranças, e todas as demais premissas

que forem necessárias adotar em caso de emergência.


Monitoramento

Após as etapas anteriores, elabore um Checklist para verificar se as medidas

determinadas entre a sua empresa e os organizadores estão dentro do planejado, tanto em aplicação quanto em prazo. Para isso, faça uma lista com as tarefas feitas para corrigir problemas no local e as ações que foram tomadas para a efetiva aplicação dos procedimentos de segurança, e veja se o prazo estabelecido foi cumprido.

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Atenção !

Para que a sua empresa seja reconhecida pelos serviços prestados na área de segurança em eventos, é fundamental ter uma equipe extremamente preparada para lidar com o público e com adversidades.

Hoje os clientes investigam o histórico da sua empresa e de seus concorrentes antes da contratação, e muitos não levam em consideração somente o preço, mas também a experiência na área, qualidade e profissionalismo da equipe e claro, boas recomendações.


Dicas práticas:

Invista na capacitação de seus funcionários de acordo com os serviços que se pretende prestar.

Faças reuniões nos dias que antecedem o evento, deixando claros os riscos do evento, publico, responsabilidades, hierarquia, etc.

Crie um manual de procedimentos para sua empresa em relação aos eventos, mantenha-o atualizado utilizando-o em suas reuniões, será uma fonte de consulta para seus funcionários.

Faça simulações periódicas de situações de emergência, isto manterá a equipe atenta, fora da zona de conforto.

Exercite o trabalho em equipe, sem isso você estará subutilizando o potencial da equipe, o que demandará mais profissionais.


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