Vamos começar resumindo: Como analisar a Lucratividade de um Contrato e saber tudo sobre suas Receitas, Despesas e Custos ?
Pois é aí que entra o DRE, uma das ferramentas gerenciais mais utilizadas que além de sua conotação contábil há a aplicação gerencial, permitindo a análise financeira da empresa e o detalhamento da formação do resultado líquido pela confrontação das receitas, custos e despesas. No caso das prestadoras de serviços, esse detalhamento pode ser de um grupo de empresas, de uma empresa do grupo, de um cliente específico ou mesmo de um determinado contrato de cliente. Analisar e tomar ações continuas sobre as operações de acordo com a análise dos DRE’s é imprescindível.
Para ajudar nas dúvidas quanto à utilização dessa ferramenta e a sua aplicação, elaboramos esse material voltado para as prestadoras de serviços de vigilância, portaria e limpeza, juntamente com um modelo simplificado e pronto de DRE, especialmente para o segmento.
O que é um DRE?
Podemos exemplificar o DRE como sendo uma “planilha” composta por receitas, despesas e custos. Estas informações podem estar relacionados a um determinado mês, trimestre, ano ou qualquer período que se deseja analisar. Além disso pode refletir os números de um grupo de empresas, uma empresa, um cliente ou contrato.
Uma vez apurados estes valores, os mesmos devem ser classificados por tipo de conta financeira (ou gerencial), que nos mostra a origem da receita, custo ou despesa. Além disso pode-se subdividir estes valores em centros de custos, que no caso das prestadoras de serviços de vigilância e facilities são seus clientes e contratos.
Feito isso e através desses resultados, vem a análise dos números, possibilitando a formulação de estratégias adequadas ao momento.
Utilizando o DRE para Vigilância e Facilities
Como exemplo, vamos pensar em como anda a saúde financeira de um ou mais contratos de prestação de serviços de sua empresa:
“No momento da formação de preços o cenário é o mais perfeito, correto? Temos as receitas dos serviços, as despesas e os custos envolvidos e, é claro, um resultado (lucro) do contrato. Mas ..... ”
Com o tempo e a execução dos serviços, algumas definições iniciais podem se perder, serviços não previstos, insumos excedentes, horas extras, coberturas, FT’s e outras variáveis podem comprometer o resultado previsto.
Neste momento o DRE pode mostrar onde estão os problemas, e determinar sua origem através de contas financeiras por centros de custos (contratos). Melhor ainda se o DRE comparar os números atuais apurados com a previsão inicial – Previsto x Realizado.
E como obter o DRE a qualquer momento?
Bem, você pode utilizar uma planilha e mantê-la atualizada com valores de receitas, despesas e custos relativos a cada contrato. Isso funciona mas é trabalhoso, porem existem sistemas especialistas que executam esta tarefa de forma automática, associando o financeiro com as operações de cada contrato.
Estrutura do DRE
O DRE não possui uma estrutura obrigatória. Para efeito contábil a lei determina as informações que devem ser discriminadas, mas não define uma estrutura específica. Logo, é possível adequar o DRE de acordo com as necessidades da empresa, obedecendo às informações que devem ser descritas, neste caso com foco gerencial e voltado a necessidade do seu negócio.
Veja ao lado um exemplo resumido do DRE e suas informações. Na próxima página vamos expandir um pouco cada uma destas seções, já pensando no segmento de vigilância e facilities.
Vamos a um exemplo para o segmento:
Ao lado temos um exemplo da estrutura anterior, expandindo cada seção e pensando em contas relevantes ao segmento das prestadoras de serviços de vigilância e facilities.
Lembramos mais uma vez que cada empresa pode adequar a estrutura do DRE às suas questões gerenciais, inclusive criando novos níveis totalizadores ou trocando contas entre grupos.
Pense na estrutura do exemplo ao lado para seu grupo de empresas, para uma única empresa do grupo ou ainda para um cliente/contrato (centro de custo) específico. Não esquecendo que cada conta apresentada ainda poderia ser “explodida” em contas analíticas.
Elaborando seu DRE
Utilizando o exemplo anterior, iremos construir o seu DRE com as informações ali contidas:
A primeira linha do DRE deve iniciar com a Receita Bruta. Nela entram as receitas gerada pelas prestações de serviços, como por exemplo, serviços de vigilância, portaria e limpeza.
Depois dela subtraímos as Deduções e Abatimentos , onde estão inclusos impostos como ISS, PIS e COFINS, e também descontos dados em serviços, resultando assim na Receita Líquida.
Na sequência são inseridos os Custos referentes à prestação dos serviços, que podem ser mão-de-obra, benefícios, além materiais necessários como uniformes, etc.
O Lucro Bruto é o resultado da Receita Líquida menos os Custos. Por opção gerencial neste exemplo há duas linhas de Lucro Bruto, sendo antes e depois de considerar a Reserva Técnica + Feristas.
A seguir temos as Despesas Administrativas, que são os gastos necessários para manter a empresa funcionando, como contas de água, luz e manutenções prediais. Já as Despesas Financeiras são os custos bancários, como juros e multas, e IPTU, por exemplo.
Na sequencia vem as custos com Mão de Obra e Outros Custos.
Chegamos, então ao EBTIDA que são os lucros sem considerar juros, impostos, depreciação e amortização.
Por fim, temos os valores das Depreciações, Despesas Financeiras e Provisão para Impostos e Taxas e, é claro, o Resultado Líquido.
* NOTA: os impostos e tributos incidentes na sua empresa podem variar de acordo com a região e natureza do serviço ou venda de produtos.
DRE e Contratos
O DRE é uma ferramenta essencial para acompanhamento e análise da saúde financeira da empresa, podendo ser aplicado a uma ou todas empresas do grupo, a um cliente específico ou até mesmo a um único contrato, ou seja, permite que você visualize e analise o resultado e a lucratividade em vários níveis da empresa.
É evidente que para o DRE apresentar as informações corretas e desejadas, faz-se necessário um plano de centros de custos e um plano de contas financeiro adequados, além é claro de um sistema que facilite esta gestão. Se você quer saber mais sobre estas questões, clique aqui e acesse gratuitamente nosso material sobre contratos, centros de custos e contas financeiras.
Bom, como vimos o DRE pode analisar a empresa e até um contrato específico, e já que ele não possui uma estrutura rígida, pode ser adaptado às necessidades do seu negócio, sendo essencial para as prestadoras de serviços de vigilância e facilities.
Imagine poder analisar rapidamente itens como:
Custo da Reserva Técnica ou das Horas Extras em um determinado contrato;
Insumos enviados a cada contrato;
Benefícios pagos no contrato x orçamento original, etc.
Estes e outros itens poderão ser analisados individualmente, dentro de cada contrato ou para todos os contratos.
Outra análise possível e desejável é a comparação entre o previsto e o realizado em cada contrato, consolidando informações da formação de preço e do realizado no dia-a-dia de cada contrato ou centro de custo.
O DRE serve como diagnóstico e é importante para tomadas de decisões da empresa, inclusive para avaliar a lucratividade de contratos.
O DRE gerencial, independentemente da legislação, pode ser adaptado a necessidade da sua empresa, tanto o modelo quanto a sua periodicidade.
Um profissional da área de controladoria ou contábil pode lhe auxiliar a formatar o DRE. Porém como gestor, você deve entender como analisar o DRE e como trabalhar com essas informações, que são essenciais para a sua organização.
Finalizando ...
Bom, chegamos ao fim de mais um conteúdo com dicas para você e sua empresa.
Tentamos agregar um pouco mais de conhecimento e dirimir algumas dúvidas a respeito do DRE, sua utilidade, além das finalidades contábil e gerencial.
Então mãos a obra, e fique a vontade para compartilhar esse material com seus amigos e colegas!
Obrigado por ler este artigo!
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