O eSocial é um assunto extremamente recorrente nos últimos tempos, principalmente nos departamentos de RH e DP das empresas. Além destes departamentos, os fornecedores de sistemas de folha de pagamento também estão se desdobrando para atender as novas demandas do eSocial. Mas por que tamanho burburinho?
Bom, o assunto em si já é bastante discutido e divulgado e o impacto é geral a todas as empresas, porém o segmento das prestadoras de serviços de vigilância e facilities, bem como grandes redes com funcionários distribuídos em plantas e locais distintos, por muitas vezes espalhados pelo Brasil, tem um agravante: como atualizar rapidamente os cadastros de funcionários com suas informações pessoais?
Bem, vamos por parte...
Resumindo o que é eSocial ...
O eSocial é um projeto criado pelo Governo Federal para unificar e coletar as informações trabalhistas, com o objetivo de garantir os direitos trabalhistas e previdenciários, além de simplificar o cumprimento das obrigações principais e acessórias das empresas, reduzindo custos e informalidade.
Este projeto inclui cinco órgãos do Governo Federal: A Caixa Econômica Federal, o Instituto Nacional do Seguro Social, o Ministério da Previdência Social, o Ministério do Trabalho e Emprego e a Receita Federal do Brasil. Com a implementação do eSocial, as empresas irão declarar suas obrigações somente através do mesmo, de forma a atender as necessidades de consulta dos diferentes órgãos e entidades de fiscalização.
Desafios na adequação da empresa ao eSocial
Os desafios que você pode encontrar na adequação ao eSocial, na maioria das vezes farão referência aos seguintes itens:
Legislação: Validar se a empresa está de acordo com a legislação, adequando-se as regras e prazos legais.
Processos: Redefinir os processos considerados críticos e avaliar a qualidade das informações geradas.
Cargas: Preparar as cargas iniciais para o eSocial com especial atenção para os arquivos S-2200 e S-2300, os quais contemplam dados dos funcionários e demandam grande esforço por tratar um grande volume de informações. Este item merece especial atenção de empresas como grandes redes e prestadoras de serviços de vigilância e facilities, que tem seus funcionários alocados em unidades, municípios e estados diferentes.
As informações dos arquivos que serão enviados ao eSocial devem ser atualizadas e validadas, incluindo-se aí dados até então
inexistentes nos cadastros das empresas ou não considerados relevantes. Além disso, deve haver a adequação das empresas em diversas áreas, principalmente no que se refere a:
Sistemas:
Avaliar a aderência das aplicações como folhas de pagamentos e outras e solicitar junto aos fornecedores o atendimento das exigências legais.
Infraestrutura:
Verificar a necessidade de aquisição ou atualização de aplicações para atender as regras do eSocial.
Pessoas:
Capacitação e conscientização das equipes sobre a importância das informações relacionadas ao projeto eSocial.
Comunicação:
Redefinição das integrações entre as áreas de Recursos Humanos, TI, Contabilidade, Financeiro, Faturamento, Compras, Jurídico e Fiscal.
Cronograma do eSocial, quando minha empresa “entra” ?
O Governo estabeleceu um cronograma para o envio das informações solicitadas, dividido em três etapas de acordo com o perfil das empresas.
Veja abaixo as datas oficiais (atualizado em 20/11/2017):
Etapa 1 - Empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões
Fase 1 - Jan/18: Informações relativas às empresas (cadastros do empregador e tabelas);
Fase 2 - Mar/18: Informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos;
Fase 3 - Mai/18: Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento;
Fase 4 - Jul/18: Substituição da GFIP e compensação cruzada;
Fase 5 - Jan/19: Dados de segurança e saúde do trabalhador;
Etapa 2 – Demais empresas (abaixo de R$ 78 milhões), Simples, MEIs e PF (com empregados)
Fase 1 - Jul/18: Informações relativas às empresas (cadastros do empregador e tabelas);
Fase 2 - Set/18: Informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos;
Fase 3 - Nov/18: Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento;
Fase 4 - Jan/19: Substituição da GFIP e compensação cruzada;
Fase 5 - Jan/19: Dados de segurança e saúde do trabalhador;
Etapa 3 – Entes Públicos
Fase 1 - Jan/19: Informações relativas aos órgãos (cadastros dos empregadores e tabelas);
Fase 2 - Mar/19: Informações relativas aos servidores e seus vínculos com os órgãos; (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos;
Fase 3 - Mai/19: Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento;
Fase 4 - Jul/19: Substituição da GFIP e compensação cruzada;
Fase 5 - Jul/19: Dados de segurança e saúde do trabalhador;
Quais arquivos enviar para o eSocial ?
A troca de informação com o eSocial é feita através de arquivos, conheça os principais e suas finalidades:
Eventos Iniciais e Tabelas: Informações que se repetem ou são utilizadas em várias situações (arquivos S-2200 e S-1000 a S-1080). Dentre esses arquivos, o S-2200 contém as informações individuais dos empregados e é o mais trabalhoso de se elaborar e atualizar em casos com grande volume de empregados e/ou empregados distribuídos em locais diferentes.
Eventos periódicos: São informações de eventos que ocorrem regularmente (arquivos S-1200 a S-1300).
Eventos não periódicos: São informações sobre eventos aleatórios (arquivos S-2190 a S-5012).
Grandes redes, prestadores e a atualização dos dados para o eSocial
Voltando a realidade das grandes redes e prestadoras de serviços de vigilância, facilities e outras empresas com funcionários distribuídos, que tem como um grande desafio recolher e atualizar as informações dos mesmos, segue um roteiro básico:
1 - Preparar um questionário com as informações de funcionários, solicitadas pelo eSocial (aproximadamente 100 perguntas);
2 - Fazer com que cada funcionário da empresa responda, direta ou indiretamente, a este questionário, inclusive anexando imagens de documentos e comprovantes diversos;
3 - Validar as informações internamente (RH/DP);
4 - Cadastrar as informações retornadas nos questionários no sistema de folha de pagamento para cada funcionário;
5 - Solicitar novamente aos funcionários as informações não validadas ou não respondidas e voltar ao item 3.
Este trabalho é apenas uma parte da adequação necessária para atender ao eSocial, porém é uma etapa bastante trabalhosa e com grande volume de serviço.
Vamos tomar como exemplo uma empresa de Vigilância ou Facilities, ou mesmo uma rede de Drogarias, ou ainda uma rede de Supermercados ou Lojas, todas com alguns milhares de colaboradores, podendo chegar a dezenas de milhares.
Como estas empresas poderiam resolver a questão apontada de forma rápida, segura e econômica?
Bom, se todos os funcionários estivessem alocados em uma mesma base, talvez não fosse tão complicado ou moroso levantar as informações citadas, porém estamos falando de uma situação inversa. Neste caso uma alternativa seria o uso de estratégias como:
Funcionários em plantas distribuídas
Repassar as tarefas de pesquisas para gerencias, supervisões ou gestores locais; •Enviar planilhas com o questionário de forma individual para cada funcionário;
Solicitar que os funcionários responsáveis de cada local façam o trabalho de entrevista, atualização e preenchimento dos questionários junto a cada colaborador local;
Remeter os questionários mais as cópias de documentos e comprovantes necessários a central de RH/DP para validação e registro na folha de pagamento;
Bom, é fácil perceber que o trabalho é grande, não é? Além do trabalho ainda haveria o retrabalho, correções, conferências, lentidão, erros, enfim muitos seriam os empecilhos, desafios e problemas.
Existem alternativas e vamos citar duas delas:
Alternativa 1 - seria que o próprio sistema de folha de pagamento contasse com uma funcionalidade remota e exclusiva para este cadastro/recadastro, além disso que esta funcionalidade executasse as validações básicas. Desta forma a empresa pouparia tempo, dinheiro e teria um processo mais seguro.
Sabemos que a maioria das folhas de pagamentos não estão preparadas para este tipo de resposta, que demandaria Cloud (nuvem), acesso remoto via computador, smartphones ou tablets, etc., sendo muitas as variáveis a serem atendidas além das tarefas inerentes ao eSocial que já são de sua responsabilidade.
Alternativa 2 - seria a utilização de um sistema específico para esta tarefa, desenhado para atender essa necessidade e que possa receber dados da ficha cadastral de funcionários diretamente da folha de pagamento, bem como retornar para a folha os dados atualizados pelos funcionários. Melhor ainda se tiver tecnologia móvel, permitindo acesso a partir de computadores e dispositivos móveis, e além disso tenha um processo de campanhas ou ondas de atualização, que permita seu acompanhamento e gestão a partir de um console central, monitorado pelo DP/RH.
A MaxSystem tem um sistema especialista para essa tarefa: o MSeSocial. A solução, além de agilizar todo processo, economiza até 75% dos custos envolvidos na atualização dos maiores arquivos do eSocial.
Entre as características desejáveis na 2ª alternativa vamos destacar:
Importação e exportação de dados do RH ou Folha de Pagamento;
Acesso móvel via web (computadores, smartphones ou tablets);
Console Central de Operações para administração;
Parametrização para campos editáveis ou não;
Permitir assinalar informações incorretas ou corrigi-las;
Captura de foto e imagem de documentos do colaborador;
Emitir alertas por e-mail aos gestores;
Indicadores de evolução por diretoria ou departamento;
Modelo de uso SAAS / Cloud com protocolo de segurança "https“;
Considerações finais
Agora que recebeu mais informações sobre o eSocial, suas finalidades e o que você deve fazer para adequar sua empresa ao mesmo.
Se sua empresa já está com toda base de funcionários atualizada e em dia com as exigências do eSocial, parabéns! Caso contrário, corra e mãos a obra, já que não há tempo a perder (veja o cronograma).
Você viu que há soluções disponíveis no mercado que podem auxilia-lo nesse processo, porém, independentemente da alternativa encontrada, atente-se aos prazos e organize-se, mobilize seu pessoal e conscientize sua equipe sobre a importância dessa tarefa.
O “relógio” do eSocial não para !
E sua empresa, está preparada ?
Obrigado por ler este artigo!
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