Resultado por Centro de Custos ou Contratos - Nesse conteúdo abordaremos a análise e a aplicação do Plano de Centro de Custos, material que dá continuidade a outro artigo: Como elaborar um Plano de Contas Gerencial para o Segmento de Vigilância e facilities.
A correta definição de Centros de Custos de uma organização, também chamado de Centros de Resultados, é essencial para o acompanhamento de seus resultados financeiros. Por isso elaboramos esse material voltado para o segmento, com base em seus exemplos e desafios.
O Que é um Plano de Centro de Custos?
Pense na estrutura de uma empresa. Ela é dividida em áreas ou setores, certo?
Dependendo do tipo da empresa, essa divisão pode ser feita por atividades ou finalidades das áreas, no caso das prestadoras de serviços ela é feita por contratos.
Para estas empresas cada contrato é um centro de custo, pois os custos, despesas e receitas da empresa sempre envolverão a operação de um contrato e é aí que se deve apurar resultados individuais (por centro de custo). Veja na imagem acima alguns exemplos de utilização de centro de custo para empresas de segmentos distintos.
Como nosso foco é o centro de custos aplicado as prestadoras de serviços de vigilância e facilities, daremos ênfase ao tipo de divisão por contratos de prestação de serviços, onde cada um deles será considerado um centro de custo independente.
Isto significa que teremos uma visão detalhada de cada contrato, saberemos sobre suas receitas, custos e despesas individualmente e de que forma as mesmas são compostas, ou seja, quais as receitas, custos e despesas (contas gerenciais) que temos em cada contrato.
Antes de falarmos sobre centro de custos para vigilância e facilities, vamos a uma analogia: Para produzir determinado carro, uma fábrica engloba processos ligados as áreas administrativa, montagem, pintura, transporte, etc. Supondo que para montar um carro, os custos sejam estes:
Logo o custo final para a fabricação de nosso carro é de R$ 20.000,00. Em nosso exemplo, cada um desses processos ou áreas pode ser considerado um Centro de Custos.
Dessa forma, sabemos quanto gastamos em cada etapa da fabricação de nosso carro, onde o custo é maior ou menor e se há necessidade de proceder ajustes neste processo.
Isso não é diferente com as empresas prestadoras de serviços. Os gestores precisam saber qual é o custo ao se prestar um serviço para um cliente e contrato, pois assim podem acompanhar e controlar, sempre tendo como base um custo e lucro previstos inicialmente para o serviço.
Como utilizar os Centros de Custos para vigilância e facilities?
Nestas empresas há dois princípios básicos em relação a custos:
Saber quais são e
saber onde eles estão.
Para isso, primeiro vamos identificar os custos e classifica-los em dois tipos:
Custos Produtivos: São os custos necessários para prestar os serviços, como o salários de funcionários, benefícios, uniformes de funcionários e insumos, pois estes gastos influenciam diretamente no serviço prestado pela empresa.
Custos Não Produtivos: Os custos não produtivos são aqueles que não fazem parte diretamente do serviço que a empresa presta, porém são necessários para seu funcionamento, como por exemplo aluguel do prédio, energia, etc.
Para manter uma empresa são necessárias outras atividades - que são indiretamente relacionadas à prestação de serviços - como um departamento administrativo com funcionários, computadores, impressoras, telefone, internet etc. Essas atividades entram como custos não produtivos.
Por que preciso saber onde estão e quem são os custos?
Os gestores devem controlar os custos dos contratos para que os serviços prestados não tenham valores acima do previsto. Ao perder o controle destes custos, temos três impactos imediatos:
No primeiro a empresa perde espaço para a concorrência em função de seu custo , quando majorado acima da realidade;
Em segundo, em face a custos menores do que o real, a empresa pode não entregar o serviço vendido;
E no terceiro, perde o controle financeiro sobre o contrato, onde os custos fogem do orçado, que sem a contrapartida da receita torna-o deficitário.
Por isso a importância do Plano de Centro de Custos e seu acompanhamento. Há sistemas prontos para este controle, ligando Contratos com Operações, veja aqui um exemplo.
Estrutura de um Plano de Centro de Custos para vigilância e facilities
Agora sim, vamos falar sobre a estrutura do Plano de Centro de Custos para o segmento, começando por explicar o conceito de Contas Analíticas e Sintéticas para Centro de Custo:
Conta de Centro de Custo Analítica é aquela que recebe os valores, ou seja, é nesse tipo de conta que iremos lançar os valores de custos, como por exemplo uma “compra de uniformes” para um determinado centro de custos (contrato).
Conta de Centro de Custo Sintética é uma totalizadora e não permite lançamentos. Sua função e agrupar e totalizar os valores das contas Analíticas, estrutura que está nos níveis abaixo.
Para facilitar, veja no exemplo acima um pequeno trecho de uma estrutura de um plano de Centro de Custos para o segmento.
Para as empresas de Vigilância, Portaria e Limpeza é fundamental acompanhar o custo final do Contrato. No exemplo anterior existem dois contratos do cliente Shopping Central: o Contrato 001 (Limpeza) e o Contrato 002 (Portaria). Cada um destes contratos terá seus respectivos custos. O nível superior, Cliente Shopping Central, é uma conta Sintética, ou seja, é a soma dos custos do Contrato 001 (Limpeza) e do Contrato 002 (Portaria).
O mesmo conceito é aplicado para os demais níveis, ou seja, os custos da Unidade Centro serão a soma dos lançamentos de todos os clientes que estão nos níveis abaixo. Por fim, para saber o custo total da empresa, neste exemplo, basta somar os valores lançados nas duas unidades, Centro e Leste, neste caso representado pela conta “1 - Empresa ABC Serviços”.
Embora complementares não confunda Plano de Centro de Custos com Plano de Contas Gerenciais:
Plano de Contas Gerenciais tem o objetivo de identificar o tipo de conta financeira (Ex.: Uniformes, Salários, Encargos, Benefícios, etc.), sendo o mesmo compartilhado por todos os Centros de Custos.
Plano de Centro de Custos tem o objetivo de identificar os custos da empresa para cada contrato, ou seja, os custos com Uniformes, Salários, Encargos, Benefícios, etc. por contrato.
Para complementar leia os nossos materiais:
Contas Gerenciais e Centro de Custos para vigilância e facilities
Exemplo de custos e despesas detalhadas por centro de custos. Veja que cada centro de custo é detalhado nas contas gerenciais, que neste exemplo limitam-se a valores de folha, encargos e benefícios, mas poderia trazer insumos, uniformes, etc.:
O exemplo acima mostra a associação entre o Plano de Centro de Custos e o Plano de Contas Gerenciais. Veja que neste exemplo temos os custos individuais por Contrato, por Cliente e por Área (ou Supervisão). Além disso, temos como identificar dentro de cada contrato como estão apropriados os custos por tipo de conta gerencial.
Esta análise nos permite confrontar o realizado com o previsto de cada contrato e se necessário, tomar ações corretivas focadas em cada item de custo de cada contrato.
Dica:
Os Planos de Centro de Custos e de Contas Gerenciais podem e devem ser utilizados de forma conjunta.
Em resumo, relatórios semelhantes ao exemplo permitem que você tenha o controle dos seus custos e administre a lucratividade de seus contratos, podendo demonstrar os resultados (DRE) por centro de custos, ou de forma consolidada para a empresa.
Obrigado por ler este artigo!
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