Manter uma boa organização financeira é fundamental para a saúde da empresa como um todo.
Uma das ferramentas que pode te ajudar nessa missão é o Plano de Contas Gerencial, que pode ser utilizado em conjunto com o Plano de Centro de Custos e DRE, além de servir como detalhamento para as análises financeiras da empresa.
Para ficar por dentro do assunto abordado, confira também o nosso material: O que é e como fazer um Plano de Centro de Custos.
O que é um Plano de Contas Gerencial?
O Plano de Contas Gerencial ou Plano de Contas Financeiro, é um conjunto de contas agrupadas com o objetivo de facilitar a análise da movimentação financeira que ocorre na empresa.
O Plano de Contas Gerencial se difere do plano de contas fiscal e contábil por ter entre suas principais finalidades as projeções financeiras, permitindo o melhor entendimento entre as visões gerencial e fiscal.
Além disso, o Plano de Contas Gerencial pode - e deve - ser adequado à necessidade da empresa, pois as demonstrações e as informações que serão analisadas dependem do segmento da mesma. Nosso foco será tratar um Plano de Contas Gerencial voltado a realidade das empresas prestadoras de serviços de Vigilância e facilities.
Por que devo elaborar um Plano de Contas Gerencial para a minha empresa?
Sua empresa, assim como as demais, realiza várias movimentações financeiras diariamente. Essas movimentações podem ser para pagamentos de salários, fornecedores, contas diversas, como também recebimentos de serviços prestados, resgate de investimentos, entre outros.
Toda essa movimentação de ENTRADAS E SAÍDAS precisa ser registrada para que os gestores e diretores da empresa tenham os resultados para análise, bem como a contabilidade consiga gerar seus documentos obrigatórios - como o DRE.
Agora, imagine-se registrando a movimentação de entradas e saídas durante o mês, sendo que ao final do período você deverá analisar e apresentar os resultados aos demais gestores da empresa, como um grande extrato bancário porém detalhando e agrupando os valores lançados de acordo com sua classificação, ou ainda, utilizando o jargão contábil, que nem sempre faz parte do dia-a-dia do gestor do negócio.
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Agrupar e analisar cada movimentação de ENTRADA e SAÍDA dessa maneira seria uma tarefa difícil e com grande chance de erro, pois se o extrato bancário de apenas uma pessoa já é extenso para uma análise aprofundada, imagine então a movimentação de uma empresa!
Um Plano de Contas Gerencial bem definido e claro é o meio ideal para cumprir com sucesso a finalidade de apresentar e agrupar lançamentos financeiros.
Conceito e estrutura do Plano de Contas Gerencial
Conforme mencionamos, o Plano de Contas Gerencial é um agrupamento de contas, que pode ter sua estrutura adequada às necessidades da empresa de maneira a conter as contas e níveis que forem necessários.
Porém, antes de falarmos sobre esta estrutura, vamos conceituar o que é um Grupo ou Agrupamento de Contas e como se divide:
Em qualquer Plano de Contas normalmente há no mínimo dois tipos de contas: as Sintéticas e as Analíticas.
Contas Sintéticas: São os grupos e subgrupos acumuladores, geralmente descritos em destaque. Os grupos representam a somatória de subgrupos e das contas analíticas.
Contas Analíticas: São as contas de detalhe, que especificam o item e efetivamente recebem os lançamentos. Os valores lançados nessas contas são acumulados nas contas Sintéticas dos subgrupos e grupos.
Deixando mais fácil ...
Neste pequeno exemplo, parte de um modelo de Plano de Contas Gerencial, os Grupos e Subgrupos estão em destaque, sendo as demais contas os detalhes (contas analíticas), ou seja, aquelas que “aceitam” os lançamentos de valores e são acumuladas ou somadas sempre nos Grupos e Subgrupos superiores (contas sintéticas).
Aplicação do Plano de Contas Gerencial no segmento
No segmento de Vigilância e facilities, um exemplo prático e básico de Plano de Contas Gerencial deve conter ao menos os grupos de ENTRADAS, SAÍDAS e RESULTADO, sendo este último a diferença entre as entradas e as saídas.
Nas ENTRADAS teremos as contas que se destinam a receber os valores referentes aos serviços prestados, sendo uma conta para cada tipo de serviço. Dessa forma, ao fazer uma demonstração gerencial, o gestor da empresa conseguirá visualizar o valor recebido de cada tipo de serviço em um determinado período, veja o exemplo ao lado:
O mesmo princípio se aplica às SAÍDAS, onde recomenda-se que as contas destinadas sejam estruturadas de forma a permitir que os gestores enxerguem detalhadamente os custos e despesas da empresa ou contrato, principalmente os custos relacionados a pessoas, que para este segmento no geral equivalem a 70% ou 80% dos custos totais de cada contrato.
O mesmo princípio se aplica às SAÍDAS, onde recomenda-se que as contas destinadas sejam estruturadas de forma a permitir que os gestores enxerguem detalhadamente os custos e despesas da empresa ou contrato, principalmente os custos relacionados a pessoas, que para este segmento no geral equivalem a 70% ou 80% dos custos totais de cada contrato.
Por isso, ao criar o detalhamento das SAÍDAS, é interessante ter um agrupamento de Remunerações e, dentro desse agrupamento, dividir a folha de pagamento, os benefícios, os encargos e demais subgrupos relacionados.
Dessa maneira você consegue visualizar todas as contas de ENTRADAS e SAÍDAS, devidamente organizadas, inclusive podendo dispor as mesmas por Contrato, ou seja, por Centro de Custos.
Para finalizar ...
O Plano de Contas Gerencial permite que você enxergue onde estão suas receitas, despesas e custos, possibilitando a identificação de possíveis desvios em relação ao planejamento original do contrato de serviços. Isso torna a tomada de decisões mais correta e assertiva.
Além disso, um relatório com base no Plano de Contas Gerencial é fundamental para acompanhar todas as movimentações financeiras da empresa, dar informações para a contabilidade e principalmente atender as necessidades gerenciais de seus gestores. A princípio qualquer sistema de gestão financeira, com funcionalidade de registro de contas a pagar, contas a receber e fluxo de caixa, deve incorporar um Plano de Contas Gerencial, conheça a solução da MaxSystem.
Resumindo, qualquer lançamento de ENTRADA ou SAÍDA deverá corresponder a uma das contas do plano, a qual deverá ser informada no momento de cada lançamento.
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